Intelcia IT Solutions va plus loin dans la dématérialisation

Intelcia IT Solutions a accueilli, dans le cadre d’un récent webinaire placé sous le thème «Démystifier la facture électronique», de grands donneurs d’ordre pour partager leurs retours d’expérience sur la dématérialisation du dépôt des factures au Maroc. Présentes à cette table ronde, la Trésorerie Générale du Royaume (TGR), l’Agence Nationale des Ports (ANP) et Nador West Med sont revenues sur les raisons de l’adoption de ce mode de traitement des factures de fournisseurs ainsi que les nombreux bénéfices qu’ils en tirent depuis la mise en place de solutions de gestion électronique des factures : réduction des délais de traitement et de paiement, transparence, traçabilité, gains de productivité interne, simplification des démarches aux fournisseurs…

Parmi les acteurs qui ont adopté la dématérialisation des factures, la Trésorerie Générale du Royaume est précurseur de ce mouvement, ayant lancé le processus dès 2019. Pour cette Administration qui agit pour le compte des ministères et des Collectivités territoriales, les gains se comptent également en termes de coût d’impression, de transmission, de réception et d’archivage des factures en format papier. «On a considéré qu’il était important que l’acteur principal, qui est le fournisseur, doit à son tour interagir dans le système. C’est pour cela que le dépôt électronique de facture a vu le jour et que nous avons donné la possibilité au fournisseur d’être le déclencheur du processus de paiement», explique Tariq Taj, Ingénieur analyste concepteur au sein du service Architecture et Conception de la TGR. Mis en place progressivement, le dépôt électronique des factures concerne, depuis janvier dernier, les commandes de 200.000 DH et plus (91% de la commande publique, État et Collectivités Territoriales), soit 9.185 fournisseurs et 25% de la population totale de fournisseurs. Les entreprises et établissements publics ont, quant à eux, dû suivre l’échéancier avancé par le ministère de l’Économie et des Finances dans une Circulaire datant du 1^er juin 2020. La Circulaire fixait un chronogramme dans lequel elle recommande aux entreprises et établissements publics d’adopter, à partir du 1^er juin 2022, le dépôt électronique des factures pour la troisième tranche de factures relatives à des commandes supérieures à 200.000 DH (après 5 millions de DH depuis le 9 juin 2020 et 1 million de DH depuis le 1^er janvier 2022).

Pour l’ANP, qui s’est équipée de l’outil «eFactures» d’Intelcia IT Solutions, l’adoption du dépôt électronique des factures permet de réduire les risques d’erreurs, notamment dans la saisie des factures déposées au Bureau d’Ordre des sites de l’ANP. La solution donne ainsi la main aux fournisseurs de réaliser efficacement des tâches autrefois réalisées par plusieurs intervenants dans le parcours de facturation. «Pour nous, cela a été une réelle occasion de faciliter la vie à nos fournisseurs, mais aussi de nous faciliter la vie à nous-mêmes», confie Tarik Maaouni, Directeur de l’Organisation et des Systèmes d’Information de l’ANP. Cela a, en effet, permis de faciliter la tâche à presque 350 personnes qui interviennent, à un moment donné, dans le processus de traitement de la facture. «Le fait de ne plus avoir cette étape d’enregistrement manuel des factures au Bureau d’Ordre a énormément fluidifié le process», insiste Tarik Maaouni. Aujourd’hui, ce sont près de 1.600 factures qui ont été ainsi déposées.

Nador West Med, qui nourrit l’ambition de devenir un port international, a déployé récemment «eFactures» d’Intelcia IT Solutions pour digitaliser la grande majorité de procédures portuaires. L’un des objectifs principaux pour cet opérateur est de réduire d’au moins 30% les délais de traitement des factures et de pouvoir identifier les causes d’un retard éventuel à l’avenir. Pour ce faire, la plupart des personnes concernées par ce projet ont été impliquées dans sa réalisation dès le départ et ont donc pu être formées au fur et à mesure de l’avancement du projet.

Avec une plateforme complète proposée aux entreprises publiques et privées désireuses de dématérialiser le dépôt et le traitement de leurs factures, la solution «eFactures» offre une gestion sécurisée, fluide et rapide, notamment grâce à l’intelligence artificielle. «La solution existe également en une version plus riche, incluant le suivi de l’exécution des contrats qui intègre le suivi opérationnel et contractuel, les événements administratifs, les réceptions et les événements financiers», détaille Omar Tantaoui El Araki, Directeur Solutions Applicatives chez Intelcia IT Solutions.

Rappelons qu’Intelcia IT Solutions est le pôle de services IT du groupe Intelcia. Leader au Maroc sur les services managés et sur la digitalisation du secteur public, Intelcia IT Solutions propose par ailleurs des services de business intelligence et de conseil en externalisation IT. Avec une expérience cumulée de plus de 15 ans, l’entité accompagne ses clients dans leurs projets d’externalisation des systèmes d’information, de la conception au déploiement des dernières solutions du marché, en passant par l’exploitation de l’infrastructure physique et logicielle associée. Intelcia IT Solutions compte aujourd’hui plus de 300 collaborateurs et accompagne ses clients depuis le Maroc, le Cameroun, la Côte d’Ivoire et la France.

M. E.